Упаковочные уголки. Клей и Краски Крупнейший производитель 15 лет на рынке!
Бесплатно по всей России
Узнать подробнее Региональный номер: 8 (495) 278-11-77
Региональный: 8 (495) 278-11-77

Секретарь в офисе. Чтобы не стал вредителем.

Роль каждого сотрудника в Компании обусловлена сутью названия его должности и должностными обязанностями. – Вроде, это легко и понятно. То есть, на примере секретаря получается, что ощутимо нанести вред бизнесу он может только тогда, когда, как это принято писать во многих Договорах, не своевременно и не в полном объеме исполняет свой функционал – так?

Так, да не совсем.

Во-первых, отлаженная работа секретаря зависит от правильно настроенных бизнес-процессов в самой Компании, а именно:

  • Не позднее какого звонка он должен принять вызов,
  • Кого-с кем-по каким вопросам-посредством каких средств связи (телефон, мессенджер, мейл) необходимо соединять,
  • Где-каким образом-с какой регулярностью-при каких условиях необходимо заказывать необходимые для нормального технического функционирования офиса товары и услуги.
  • Что делать, к кому обращаться – если нигде не прописано, кому адресовать тот, или иной входящий запрос (от проверяющих органов, от желающих стать поставщиками товаров-услуг Компаний и т.д.)

Во-вторых, зачастую контроль качества работы секретаря выполняется «от противного»: если нет вала жалоб от самих сотрудников, или его явных «проколов» перед руководством, то автоматически считается «вроде, нормально работает». А это может быть далеко не так: клиенты могут не дозваниваться с первого раза, поставщики – не получать нужного для коммуникаций и переговоров сотрудника и т.д.

123

В-третьих, очень часто…если не сказать «сплошь и рядом» в российских компаниях позиционирование секретаря Компании по отношению и к внешнему миру, а иногда и к сотрудникам внутри выглядит…примерно, как роль охранника на входе куда-либо, или как более ранний пример – как гардеробщик в театре, – которые ведут себя не с позиции «я здесь – чтобы помогать», а играю роль «я здесь главный, потому что вы все от меня зависите». Комично, но совсем не случайно и очень показательно, что именно и только в России-СНГ в скриптах для менеджеров по продажам есть такой этап, как «обход секретаря».

Таким образом, чтобы секретарь приносил свой полезный вклад, пользу в работу бизнеса, необходимо:

  1. Отладить всю систему работы, бизнес-процессы в Компании
  2. Осуществлять регулярный контроль качества его работы (опросы клиентов, сотрудников, прослушивание звонков, объективные маркеры – вроде, отметки в СРМ-системе «принял звонок тогда-то от такого-то – передал тому-то тогда-то» и т.д.) На основании проведенных мероприятий, корректировать, повышать качество его работы
  3. Проводить тренинги, мастер-классы, или хотя бы регулярные мини-собрания с обратной связью по его работе.

Успешного всем бизнеса!

© Али-Заде Р, 2021